Notre mandat
Le Comité de vigilance des activités portuaires (CVAP) a été formé en mai 2013. Il se compose de personnes issues d’organisations représentatives des citoyens et des groupes touchés par les activités portuaires. Le CVAP propose des recommandations quant aux améliorations à apporter aux activités portuaires et sur les mesures pour en atténuer les impacts négatifs. Il est aussi un lieu d’échange d’information en vue d’une transparence accrue sur les impacts environnementaux et sanitaires de l’activité portuaire à Québec. Finalement, le CVAP informe la population afin d’assurer une cohabitation harmonieuse avec les citoyens. La composition et le mandat du CVAP doivent faire l’objet d’une évaluation après dix-huit mois. Cette évaluation se poursuit toujours.
Pour son fonctionnement, le CVAP reçoit un soutien financier de la Ville de Québec et du Secrétariat à la Capitale-Nationale.
Rappel de la mission
Assurer, au nom de la population, un rôle de vigilance sur les activités du Port de Québec afin que sa mission se réalise dans le respect de la communauté et de l’environnement.Objectifs
Le CVAP est consultatif. Ses principaux objectifs sont de :- Vérifier si l’exploitation portuaire s’effectue en conformité avec les normes applicables, dans le respect des exigences environnementales et des meilleures pratiques en ce domaine;
- Documenter, vulgariser et communiquer les impacts sur la santé et sur l’environnement liés aux activités du Port de Québec;
- Identifier des actions permettant l’atteinte de la mission du Comité;
- Assurer la mise en place d’un processus d’amélioration progressive et le maintien des acquis;
- Maintenir un climat de collaboration entre les différentes parties concernées de façon à établir un dialogue constructif;
- Influencer les instances concernées en vue de réaliser sa mission;
- Rendre publiquement compte de ses actions.
Moyens proposés
- Recueillir l’information disponible sur les principaux risques environnementaux et sanitaires associés aux activités portuaires.
- Vérifier comment ces risques sont gérés par les divers organismes qui les génèrent et les organismes de régulation.
- Établir les priorités sur lesquelles se concentrera le CVAP à la lumière des risques identifiés et de leur gestion.
- Établir et réaliser annuellement un plan d’action permettant la réalisation des, objectifs prioritaires déterminés par le CVAP.
- Tenir des rencontres mensuelles de suivi.
- Encourager la mise en place au Port de Québec d’un système de gestion environnementale respectant les normes les plus élevées, notamment l’obtention de la norme 14 001.
Règlement de régie interne
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- 1 Participation au comité
- 2 Planification des rencontres
- 3 Déroulement des rencontres régulières
- 4 Communications
- 5 Finances
1. Participation au comité
Les membres
Les membres participent activement aux rencontres en posant des questions afin de bien comprendre les enjeux discutés ainsi qu’en s’informant à propos des travaux du comité et de la gestion du site d’enfouissement. Tous font preuve de respect dans leurs interventions et sont soucieux de bien représenter les gens qui les délèguent au comité.
Le CVAP est composé des membres votants et de membres non votants.
Jusqu’à onze (12) membres votants sont répartis dans les catégories suivantes :
- Six (7) conseils de quartier
- Conseil de quartier de Lairet
- Conseil de quartier de Maizerets
- Conseil de quartier de Saint-Jean-Baptiste
- Conseil de quartier de Saint-Roch
- Conseil de quartier du Vieux-Limoilou
- Conseil de quartier Vieux-Québec-Cap-Blanc-Colline Parlementaire
- Conseil de quartier Chutes-Montmorency
- Deux (2) groupes environnementaux (incluant un représentant du Conseil régional de l’environnement – Région de la Capitale Nationale)
- Deux (2) représentant(e)s élus de la Ville de Québec incluant l’élu(e) responsable de l’environnement et du développement durable
- Un (1) représentant du Comité de relations avec la communauté du Port de Québec
Jusqu’à quatre (5) membres non votants sont répartis dans les catégories suivantes :
- Un (1) représentant de l’Administration portuaire de Québec
- Un (1) représentant de Ministère du Développement durable, de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques
- Un (1) représentant du Directeur de santé publique – région de la Capitale-Nationale
- Un (1) représentant de la division de la qualité du milieu de la Ville de Québec
- Un (1) représentant du Secrétariat à la Capitale-Nationale.
Le Comité peut admettre à ses rencontres des observateurs qui peuvent intervenir dans la discussion si les membres en conviennent.
Les rencontres peuvent être encadrées par un animateur externe pour permettre les échanges sereins si les membres en conviennent.
Le Comité peut en tout temps décider de modifier ses règlements afin d’admettre de nouveaux membres.
Nomination
Les représentants élus et fonctionnaires doivent être délégués selon les règles habituelles par le conseil municipal et par la division de la qualité du milieu de la Ville de Québec.
Les organismes membres désignent leur propre représentant et substitut selon leurs propres mécanismes.
Les membres du Comité de vigilance peuvent désigner une personne qui peut les remplacer aux rencontres lorsqu’ils doivent s’absenter. Cette personne doit provenir du même milieu ou organisme que le membre régulier (selon la catégorie de représentation). Les membres verront à transmettre les informations pertinentes aux travaux du Comité à leur substitut.
Durée des mandats
Il n’y a pas de durée déterminée des mandats des membres tant et aussi longtemps que leur qualité de représentant est maintenue.
Coordonnées des membres
Les membres ont la responsabilité de tenir à jour l’ensemble de leurs coordonnées et d’indiquer tout changement dans les plus brefs délais auprès du secrétaire du Comité.
La présidence
La présidence du Comité est assurée par le ou la président-e de l’arrondissement La Cité-Limoilou ou l’élu(e) responsable de l’environnement et du développement durable.
Le Comité de vigilance désigne une personne occupant la présidence pour faciliter, les communications avec les membres et éventuellement les médias.
La présidence approuve les projets d’ordre du jour, les communications publiques et anime les rencontres. C’est également cette personne qui est en lien direct avec la Ville de Québec en cas d’urgence et qui est désignée comme porte parole du comité devant les médias.
La durée du mandat est laissée à la discrétion des membres et doit être cohérent avec son statut de représentant de membre du comité. Elle doit être reconfirmée et inscrite au premier compte rendu de l’année financière du CVAP.
Le secrétariat
Le Comité de vigilance désigne un secrétaire pour faciliter, les communications avec les membres et éventuellement les médias.
La personne qui assure le secrétariat est responsable de la rédaction des projets d’ordre du jour et des comptes rendus de réunion. C’est aussi elle qui doit convoquer les membres à chaque rencontre.
Si elle ne peut le faire elle même, elle est en lien avec le gestionnaire du site Internet du comité afin de veiller à sa continuelle mise à jour.
Elle est en lien avec avec la Ville de Québec pour la gestion relative aux dépenses aux budget du comité.
Cette personne coordonne les actions prévues dans le plan d’action annuel.
La durée du mandat est laissée à la discrétion des membres. Elle doit être reconfirmée et inscrite au premier compte rendu de l’année financière du CVAP.
2. Planification des rencontres
Cette section porte sur l’encadrement des activités entourant la planification pour les trois types de rencontres : régulière, extraordinaire, annuelle d’information publique.
Rencontre régulière
Rencontre s’inscrivant dans le cours normal des activités du CVAP.
Fréquence
La fréquence des rencontres est déterminée par les besoins d’information des membres et la disponibilité des renseignements demandés.
La fréquence minimale des rencontres régulières est de 4 par an.
Moment
Pour lui permettre d’assumer son rôle, le choix du moment se fait d’abord en fonction des disponibilités de la Présidente. Ensuite, un choix de dates est soumis aux membres et le moment est choisi parmi les dates qui ont obtenu le plus de voix. Comme une grande portion des représentants citoyens provient des conseils de quartier, une prise en compte préalable des dates de rencontres des différents conseils de quartier siégeant sur le CVAP est souhaitable. Les membres peuvent aussi choisir de procéder selon une planification annuelle.
Lieu
Le choix du lieu se fait autant que possible dans les locaux de la Ville de Québec et en fonction des disponibilités de salles. La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la réservation de la salle.
Contenu
Les points d’information et de décision ainsi que l’ordre de présentation sont décidés par la présidence sur proposition des membres ou en fonction de l’avancement des travaux.
Les sujets de discussions lors des rencontres sont approuvés ou déterminés par les membres du Comité.
Ils peuvent comporter un certain nombre de points statutaires déterminés en assemblée par les membres, notemment : Dépôt des comptes rendus, suivis de dossiers, Suivi d’information de l’APQ, Suivi d’information du MDDELCC, Suivi d’information de la DSPublique, Plan d’action, Correspondances reçues.
Les Suivis d’information de l’APQ et du MDDELCC doivent faire état des plaintes reçues, interventions environnementales et suivis de l’état de l’environnement.
Des documents techniques, vulgarisés et courts servent comme bases des échanges et des discussions lorsque requis.
La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la convocation des présentateurs le cas échéant.
Convocation
Mode
Les convocations peuvent se faire par courriel ou par téléphone à l’adresse ou au numéro communiqués par chaque membre à la personne responsable du secrétariat. Le courriel peut être rapidement suivi d’une invitation par agenda électronique.
Délais
Les convocations doivent se faire dans un délai minimal de 10 jours calendrier.
Contenu de la convocation
La convocation doit idéalement comprendre :
- un projet d’ordre du jour;
- le compte-rendu de la rencontre précédente;
- toute la documentation pertinente disponible.
Quorum
Le quorum des rencontres régulières est fixé au 2/3 des membres votants. La responsable du secrétariat doit s’assurer que le quorum est atteint en début de rencontre.
Pour permettre aux membres qui souhaiteraient participer, mais sont dans l’impossibilité d’assister physiquement, des moyens de participation virtuels peuvent être acceptés dans la mesure où ils permettent les échanges. Pour en bénéficier, le membre doit informer la présidence de son intention de se prévaloir de ce droit dans un délai minimal de cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de la rencontre pour assurer la logistique.
Rencontre extraordinaire
Rencontre s’inscrivant en dehors du cours normal des activités du CVAP suite à un évènement demandant la réunion physique des membres pour discuter d’un élément précis. Les rencontres extraordinaires ont lieu à la demande de la Présidente ou d’au moins cinq (5) membres qui en font la demande par écrit.
Elle peut également être déterminée par l’assemblée des membres dans le cadre d’une rencontre régulière, elle est alors reconnue avoir été demandé par la présidence.
Moment
Pour lui permettre d’assumer son rôle, le choix du moment se fait d’abord en fonction des disponibilités de la Présidente. Ensuite, un choix de dates est soumis aux membres et le moment est choisi parmi les dates qui ont obtenu le plus de voix.
Lieu
Le choix du lieu se fait autant que possible dans les locaux de la Ville de Québec et en fonction des disponibilités de salles. La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la réservation de la salle.
Contenu
Le contenu de la rencontre extraordinaire est habituellement unique et spécifique à la situation qui commande sa tenue. Il est décidé par la présidence ou par les membres, si la rencontre a lieu à leur demande.
La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la convocation des présentateurs le cas échéant.
Convocation
Qu’elle soit à sa demande ou à celle des membres, la rencontre extraordinaire est reconnue avoir été convoquée par la présidence, mais laissée aux soins de la personne responsable du secrétariat. Il peut être dérogé aux formalités et aux délais de convocation si tous les membres y renoncent par écrit. Un membre présent est présumé y avoir renoncé sauf si sa présence est dans le but de contester la tenue de la rencontre. Il doit alors signifier sa contestation avant l’adoption de l’ordre du jour.
Mode
Les convocations peuvent se faire par courriel ou par téléphone à l’adresse ou au numéro communiqués par chaque membre à la personne responsable du secrétariat. Le courriel peut être rapidement suivi d’une invitation par agenda électronique.
Délais
Les convocations doivent se faire dans un délai minimal de 48 heures de la rencontre.
Communication de l’ordre du jour
Pour être valide la convocation doit comprendre :
- l’objet de la rencontre;
- toute la documentation pertinente, le cas échéant.
Présence et quorum
Les membres doivent confirmer leur présence ou leur absence par courriel le plus rapidement possible. Comme il s’agit d’une procédure extraordinaire, et que les délais sont très rapprochés, les membres qui le peuvent assistent et les absences ne sont pas comptabilisées pour l’assiduité.
Le quorum des rencontres extraordinaire est fixé au 2/3 des membres sans égard à leur statut. La personne responsable du secrétariat doit s’assurer que le quorum est atteint en début de rencontre.
Pour permettre aux membres qui souhaiteraient participer, mais sont dans l’impossibilité d’assister physiquement, des moyens de participation virtuels peuvent être acceptés dans la mesure où ils permettent les échanges. Pour en bénéficier, le membre doit informer la présidence de son intention de se prévaloir de cette option le plus rapidement possible avant la tenue de la rencontre pour assurer la logistique. Si pour des raisons techniques l’utilisation des moyens de participation virtuels ne peut être envisagée, la présidence doit en informer le membre au moins six (6) heures avant la tenue de la rencontre.
Les résolutions prises lors des rencontres extraordinaires sont valides au même titre que les rencontres régulières.
Rencontre publique
Rencontre annuelle d’information ouverte aux citoyens.
Moment
Le Comité peut tenir une assemblée publique afin d’offrir de l’information au plus grand nombre de citoyens selon un rythme qu’il déterminera.
Pour lui permettre d’assumer son rôle, le choix du moment se fait d’abord en fonction des disponibilités de la Présidence. Ensuite, un choix de dates est soumis aux membres et le moment est choisi parmi les dates qui ont obtenu le plus de voix. Puisque la date anniversaire est en juin, celui-ci doit être privilégié pour la tenue des rencontres publiques.
Lieu
Le choix du lieu se fait autant que possible dans les locaux de la Ville de Québec et en fonction des disponibilités de salles. La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la réservation de la salle. Pour les rencontres annuelles une attention particulière devra être portée à l’accessibilité tant pour les citoyens à mobilité réduite que pour les transports en commun et le stationnement. La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la réservation de la salle.
Contenu
Les objets de discussion et l’ordre des présentations sont décidés par les membres lors des rencontres précédents l’avis de convocation.
Convocation
Mode
L’avis de convocation au public se fait par diffusion d’un communiqué en concordance avec le service des communications de la Ville de Québec, par le moyen du site Internet du Comité, par le relais des conseils de quartier sur les réseaux sociaux, la diffusion à la liste d’abonnés des conseils de quartier.
Délais
L’avis de convocation au public doit se faire dans un délai de 30 jours calendrier avant la rencontre.
Contenu de la convocation
L’ordre du jour et le compte-rendu de la rencontre annuelle précédente sont remis séance tenante.
Rencontre de sous comités
Rencontre s’inscrivant en dehors du cours normal des activités du CVAP. Les rencontres de sous comités sont déterminées par l’assemblée des membres ayant quorum dans le cadre d’une rencontre régulière.
Les rencontres de travail ont un rôle consultatif auprès de l’assemblée suivante atteignant son quorum.
3. Déroulement des rencontres régulières
Logistique
Ouverture de la rencontre et quorum
La personne responsable du secrétariat valide le quorum et en informe la présidence qui ouvre la rencontre. Si elle ne peut s’acquitter de sa tâche, la personne responsable du secrétariat s’en charge.
Ajustement à l’ordre du jour
La personne responsable du secrétariat fait la lecture du projet d’ordre du jour et procède aux ajustements le cas échéant. Si elle ne peut s’acquitter de sa tâche, la présidence s’en charge directement. L’ordre du jour doit-être dument adopté.
Prise de notes
La personne responsable du secrétariat voit à la prise de notes durant la rencontre dans le but de fournir un compte-rendu représentatif des échanges, des points de décisions et des suivis. Si elle ne peut s’acquitter de sa tâche, la présidence nomme un membre en remplacement pour la rencontre.
Fermeture de la rencontre
La présidence ferme la rencontre lorsque l’ensemble des points à l’ordre du jour ont été traités ou si une résolution de suspendre les travaux a été adoptée.
Procédure délibérante
Échanges
La présidence a la responsabilité de veiller à maintenir des échanges productifs et respectueux. Elle gère les droits de parole en favorisant l’expression de tous les points de vue.
Prise de décision
Les résolutions doivent faire l’objet d’une proposition. Cette proposition doit être appuyée par un autre membre votant. Après une période d’échanges sur la proposition, la présidence peut, si elle le juge opportun ou à la demande express d’un membre, valider auprès des membres votant s’ils s’estiment en mesure de prendre une décision sur cette proposition. Dans le cas d’une majorité de membres s’estimant en mesure de prendre une décision, elle demande le vote et s’assure que la proposition obtient le nombre de voix nécessaires. Si une majorité de membre ne s’estiment pas en mesure de prendre une décision, la présidence peut décider, en favorisant l’atteinte d’un bon niveau de consensus, soit de poursuivre les échanges ou de remettre ce point à une rencontre ultérieure.
Les décisions se prennent à la majorité des membres votant présents et à mains levée.
4. Communications
Bilan annuel
Le comité a obligation de produire un bilan annuel et de le rendre accessible au moyen de son site Internet et disponible auprès de toute personne en faisant la demande.
Communication interne
Les communications internes comprennent toutes les communications, verbales ou écrites, dont le destinataire principal est un membre siégeant au CVAP ou l’ensemble des membres.
Modes de communication
Pour les convocations, le secrétaire procède par des invitations transmises par courrier électronique et tout autre mode permettant l’inclusion et l’accessibilité des information aux participants lorsque spécifié par ceux-ci.
Site Internet et Intranet
Le site Internet du CVAP est une plateforme d’échange où l’on retrouve l’ensemble des documents publiés par le CVAP incluant ses règlements et modes de fonctionnement, ses comptes rendus, ses présentations publiques, ses bilans annuels d’activités, ses communiqués et tout autres documents pertinents à la poursuites de ses activités et dont il possède les droits de diffusion. Le site Internet est pourvu d’une section sécurisée où les membres peuvent accéder à des documents de travail non diffusables ou documents pour lesquels ils ne disposent pas des droits de diffusion. Le secrétaire est responsable, à la demande des membres, de l’attribution des accès.
Documents constitutifs
Sous les directives du CVAP, traduites par résolutions, la personne responsable du secrétariat a la responsabilité de mettre à jour les documents constitutifs et en remettre une copie à chaque membre lors de sa première participation. Ils doivent être accessibles par le site internet et remis à tout citoyen qui en ferait la demande.
Communication externe
Les communications externes comprennent toutes les communications, verbales ou écrites, dont le destinataire principal est un tiers ne siégeant pas au CVAP ou le public en général.
Prise de parole publique
Seule la présidence a le droit et la responsabilité de prendre la parole publiquement au nom du CVAP. Elle doit cependant en représentant le consensus et l’état d’esprit qui se dégage des travaux du CVAP.
Correspondance officielles
Seule la présidence a la responsabilité de signer les documents au nom du CVAP.
Site internet public du CVAP
Le CVAP dispose d’un site Internet. Sous la direction du Comité, le secrétaire est responsable de sa mise à jour, de son entretien et de l’animation/publications de nouvelles.
5. Finances
Budget
Adoption du budget
L’exercice financier du CVAP est du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Le budget annuel est d’un maximum de 25 000 $ sauf demandes extraordinaires, budgets spéciaux ou externes. Un montant de 15 000 $ provient de la Ville de Québec (Division de la qualité du milieu) et un montant de 10 000 $ provient du ministre responsable de la région de la Capitale-Nationale. Toutefois, ces montants annuels ne sont pas garantis et sont conditionnels à l’adoption par la Ville et par l’Assemblée nationale du Québec des crédits budgétaires nécessaires et à leurs disponibilités. Une réserve ne peut être constituée.
Le montant alloué par le ministre responsable de la région de la Capitale-Nationale se présente sous forme d’aide financière. Une demande écrite doit être transmise au ministre par la Ville de Québec. Suivant un réponse favorable de ce dernier, une « convention d’aide financière » est signée par les deux parties et un chèque (un seul versement) est transmis à la Ville dans les 60 jours suivant la signature de l’entente. L’aide financière est accordée à la Ville pour « assurer la planification, la tenue des rencontres et le suivi des travaux de concertation du Comité de vigilance des activités portuaires ». À la fin de l’année, la Ville doit transmettre au ministre un bilan des revenus et dépenses et une ventilation de l’utilisation de l’aide financière accordée.
Attribution des fonds
Le budget annuel du Comité est utilisé principalement pour les dépenses du secrétariat (honoraires et dépenses de déplacement, photocopies, etc), du site Internet, de location de salle et de traiteur. Les paiements se font sur réception de factures adressées à la division de la Qualité du milieu de la Ville de Québec.
Choix des fournisseurs
Le choix des fournisseurs se fait par les membres votants, suite à un appel de proposition, le cas échéant.
Gestion de caisse
La division de la Qualité du milieu de la Ville de Québec est responsable de l’approbation et du paiement des factures relatives au fonctionnement du comité.
Suivi budgétaire
Un suivi budgétaire se fait entre la Ville de Québec et le secrétaire du comité pour s’assurer de respecter le montant annuel alloué.