Notre mandat

Le Comité de vigilance des activités portuaires (CVAP) a été formé en mai 2013. Il se compose de personnes issues d’organisations représentatives des citoyens et des groupes touchés par les activités portuaires. Le CVAP propose des recommandations quant aux améliorations à apporter aux activités portuaires et sur les mesures pour en atténuer les impacts négatifs. Il est aussi un lieu d’échange d’information en vue d’une transparence accrue sur les impacts environnementaux et sanitaires de l’activité portuaire à Québec. Finalement, le CVAP informe la population afin d’assurer une cohabitation harmonieuse avec les citoyens. La composition et le mandat du CVAP doivent faire l’objet d’une évaluation après dix-huit mois. Cette évaluation se poursuit toujours.

Pour son fonctionnement, le CVAP reçoit un soutien financier de la Ville de Québec et du Secrétariat à la Capitale-Nationale.

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Objectifs

Le CVAP est consultatif. Ses principaux objectifs sont de :
  • Vérifier si l’exploitation s’effectue en conformité avec les normes applicables et dans le respect des exigences environnementales et des meilleures pratiques;
  • Faire des recommandations sur l’intégration environnementale des équipements dans le milieu et le voisinage;
  • Proposer des recommandations sur les améliorations à apporter aux activités et sur les mesures pour en atténuer les impacts négatifs au maximum.

Responsabilités

Les responsabilités des membres du CVAP sont de :
  • Prendre connaissance de l’information disponible, ou nécessaire à la prise de décision, sur les activités commerciales du Port de Québec;
  • Examiner les études et les dossiers, aux fins d’avis, sur les impacts environnementaux du site du Port de Québec et sur les modalités d’opération;
  • Donner des opinions et des recommandations sur les pratiques environnementales du Port de Québec;
  • Relayer les renseignements obtenus auprès de leurs concitoyens, des représentants des organisations qu’ils représentent, dans les secteurs d’activités où ils œuvrent.
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Règlement de régie interne

Rappel de la mission (voir document constitutif)
Complémentarité avec le document cadre
Principes directeurs (but recherché, interprétation, rôles et responsabilités’

Imprimer le règlementConsultez le règlement

  1. 1 Participation au comité
  2. 2 Planification des rencontres
  3. 3 Déroulement des rencontres régulières
  4. 4 Communications
  5. 5 Finances

1. Participation au comité

Nomination / Démission / Vacance et statut

À discuter la question de la participation (assiduité) aux rencontres, des démissions, des vacances et du remplacement des représentants ainsi que le statut (avec ou sans droit de vote) des membres.

2. Planification des rencontres

Encadrement des activités entourant la planification pour les trois types de rencontres : régulière, extraordinaire, annuelle d’information publique.

Rencontre régulière

Rencontre s’inscrivant dans le cours normal des activités du CVAP.

Moment

Pour lui permettre d’assumer son rôle, le choix du moment se fait d’abord en fonction des disponibilités de la Présidente. Ensuite, un choix de dates est soumis aux membres et le moment est choisi parmi les dates qui ont obtenu le plus de voix. Comme une grande portion des représentants citoyens provient des conseils de quartier, une prise en compte préalable des dates de rencontres des différents conseils de quartier siégeant sur le CVAP est souhaitable. Les membres peuvent aussi choisir de procéder selon une planification annuelle.

Lieu

Le choix du lieu se fait en accord avec les statuts constitutifs et en fonction des disponibilités de salles. La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la réservation de la salle.

Contenu

Les points d’information et de décision ainsi que l’ordre de présentation sont décidés par la Présidente sur proposition des membres ou en fonction de l’avancement des travaux.

La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la convocation des présentateurs le cas échéant.

Convocation

Mode

Les convocations se font par courriel à l’adresse communiquée par chaque membre à la responsable du secrétariat.

Délais

Les convocations doivent se faire dans un délai minimal de 10 jours calendrier.

Communication de l’ordre du jour du compte-rendu de la rencontre précédente

Pour être valide la convocation doit comprendre :

  • un projet d’ordre du jour;
  • un sommaire informatif;
  • un sommaire décisionnel;
  • toute la documentation pertinente;
  • le compte-rendu de la rencontre précédente.

Quorum

Le quorum des rencontres est fixé au 2/3 des membres votant. La responsable du secrétariat doit s’assurer que le quorum est atteint en début de rencontre.

Pour permettre aux membres qui souhaiteraient participer, mais sont dans l’impossibilité d’assister physiquement, des moyens de participation virtuels peuvent être acceptés dans la mesure où ils permettent les échanges. Pour en bénéficier, le membre doit informer la présidente de son intention de se prévaloir de ce droit dans un délai minimal de cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de la rencontre pour assurer la logistique.

Rencontre extraordinaire

Rencontre s’inscrivant en dehors du cours normal des activités du CVAP suite à un événement demandant la réunion physique des membres pour discuter d’un élément précis. Les rencontres extraordinaires ont lieu à la demande de la Présidente ou d’au moins cinq (5) membres qui en font la demande par écrit.

Moment

Pour lui permettre d’assumer son rôle, le choix du moment se fait d’abord en fonction des disponibilités de la Présidente. Ensuite, un choix de dates est soumis aux membres et le moment est choisi parmi les dates qui ont obtenu le plus de voix. Comme il s’agit habituellement de rencontre pour lesquelles il y a une certaine urgence, la proposition et le choix de la date doit se faire au plus tard sept (7) jours calendrier suivant la décision de la Présidente de convoquer une rencontre ou suite à la réception de la demande écrite des membres.

Lieu

Le choix du lieu se fait en accord avec les statuts constitutifs et en fonction des disponibilités de salles. La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la réservation de la salle.

Contenu

Le contenu de la rencontre extraordinaire est habituellement unique et spécifique à la situation qui commande sa tenue. Il est décidé par la présidente ou par les membres, si la rencontre a lieu à leur demande.

La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la convocation des présentateurs le cas échéant.

Convocation

La rencontre extraordinaire est convoquée par la présidente, qu’elle soit à sa demande ou à celle des membres. Il peut être dérogé aux formalités et aux délais de convocation si tous les membres y renoncent par écrit. Un membre présent est présumé avoir renoncé à son droit sauf si sa présence est dans le but de contester la tenue de la rencontre. Il doit alors signifier sa contestation avant l’adoption de l’ordre du jour.

Mode

Les convocations peuvent se faire par courriel ou par téléphone à l’adresse ou au numéro communiqués par chaque membre à la responsable du secrétariat.

Délais

Les convocations doivent se faire dans un délai minimal de 48 heures de la rencontre.

Communication de l’ordre du jour

Pour être valide la convocation doit comprendre :

l’objet de la rencontre;

toute la documentation pertinente, le cas échéant.

Présence et quorum

Les membres doivent confirmer leur présence ou leur absence par courriel le plus rapidement possible. Comme il s’agit d’une procédure extraordinaire, et que les délais sont très rapprochés, les membres qui le peuvent assistent et les absences ne sont pas comptabilisés pour l’assiduité.

Le quorum des rencontres extraordinaire est fixé au 2/3 des membres sans égard à leur statut. La responsable du secrétariat doit s’assurer que le quorum est atteint en début de rencontre.

Pour permettre aux membres qui souhaiteraient participer, mais sont dans l’impossibilité d’assister physiquement, des moyens de participation virtuels peuvent être acceptés dans la mesure où ils permettent les échanges. Pour en bénéficier, le membre doit informer la présidente de son intention de se prévaloir de cette option le plus rapidement possible avant la tenue de la rencontre pour assurer la logistique. Si pour des raisons techniques l’utilisation des moyens de participation virtuels ne peut être envisagée, la présidente doit en informer le membre au moins six (6) heures avant la tenue de la rencontre.

Les résolutions prisent lors des rencontres extraordinaire sont valides au même titre que les rencontres régulières.

Rencontre annuelle

Rencontre annuelle d’information ouverte aux citoyens, tel que prescrit par nos statuts constitutifs.

Moment

La rencontre annuelle a lieu  le plus près possible de la date anniversaire de la création du CVAP avec un écart de plus ou moins 30 jours. Pour lui permettre d’assumer son rôle, le choix du moment se fait d’abord en fonction des disponibilités de la Présidente. Ensuite, un choix de dates est soumis aux membres et le moment est choisi parmi les dates qui ont obtenu le plus de voix. Pour permettre une plus grande participation citoyenne, les rencontres doivent avoir lieu en alternance de jour la fin de semaine et de soir la semaine.

Lieu

Le choix du lieu se fait en accord avec les statuts constitutifs et en fonction des disponibilités de salles. Pour les rencontres annuelles une attention particulière devra être portée à l’accessibilité tant pour les citoyens à mobilité réduite que pour les transports en commun et le stationnement. La personne responsable du secrétariat assume la responsabilité de la réservation de la salle.

Contenu

Les objets de discussion et l’ordre des présentations sont décidés par les membres lors de la rencontre précédent l’avis de convocation.

Convocation

Mode

L’avis de convocation public de convocation se fait par…

Délais

L’avis de convocation public doit se faire dans un délai minimal de 30 jours calendrier de la rencontre.

Communication de l’ordre du jour du compte-rendu de la rencontre annuelle précédente

L’ordre du jour et le compte-rendu de la rencontre annuelle précédente sont remis séance tenante.

Présence

Sauf cas de force majeure, tous les membres du CVAP sont tenus de participer à la rencontre annuelle d’information.

3. Déroulement des rencontres régulières

Logistique

Ouverture de la rencontre et quorum

La responsable du secrétariat valide le quorum et en informe la présidente qui ouvre la rencontre. Si elle ne peut s’acquitter de sa tâche, la présidente s’en charge directement.

Ajustement à l’ordre du jour

La responsable du secrétariat fait la lecture du projet d’ordre du jour et procède aux ajustements le cas échéant. Si elle ne peut s’acquitter de sa tâche, la présidente s’en charge directement.

Prise de notes

La responsable du secrétariat voit à la prise de note durant la rencontre dans le but de fournir un compte-rendu représentatif des échanges, des points de décisions et des suivis. Si elle ne peut s’acquitter de sa tâche, la présidente nomme un membre en remplacement pour la rencontre.

Fermeture de la rencontre

La présidente ferme la rencontre lorsque l’ensemble des points à l’ordre du jour ont été traité ou si une résolution de suspendre les travaux a été adoptée.

Procédure délibérante

Échanges

La présidente à la responsabilité de veiller à maintenir des échanges productifs et respectueux. Elle gère les droits de parole en favorisant l’expression de tous les points de vue.

Prise de décision

Les points figurant au sommaire décisionnel doivent faire l’objet d’une proposition. Cette proposition doit être appuyée par un autre membre votant. Après une période d’échanges sur la proposition, la présidente peut, si elle le juge opportun ou à la demande express d’un membre, valider auprès des membres votant s’ils s’estiment en mesure de prendre une décision sur cette proposition. Dans le cas d’une majorité de membres s’estimant en mesure de prendre une décision, elle demande le vote et s’assure que la proposition obtient  le nombre de voix nécessaire. Si une majorité de membre ne s’estiment pas en mesure de prendre une décision, la présidente peut décider, en favorisant l’atteinte d’un bon niveau de consensus, soit de poursuivre les échanges ou de remettre ce point à une rencontre ultérieure.

Sauf indication contraire, les décisions se prennent à la majorité des membres votant présents et à mains levée.

Exceptions?

4. Communications

Communication interne

Les communications internes comprennent toutes les communications, verbales ou écrites, dont le destinataire principal est un membre siégeant au CVAP ou l’ensemble des membres.

Modes de communication

À venir…

Site de collaboration (SharePoint)

À venir…

Communication externe

Les communications externes comprennent toutes les communications, verbales ou écrites, dont le destinataire principal est un tiers ne siégeant pas au CVAP ou le public en général.

Prise de parole publique

Seule la présidente a le droit et la responsabilité de prendre la parole publiquement au nom du CVAP. Elle doit cependant le faire objectivement et en représentant le plus possible le consensus et l’état d’esprit qui se dégage des travaux du CVAP à ce moment-là.

Documents officiels au nom du CVAP

Seule la présidente a le droit et la responsabilité de rédiger des documents au nom du CVAP. Elle doit dans la mesure du possible en informer les membres avant, pour obtenir leur assentiment, et si non le plus rapidement possible après le dépôt du document en expliquant les raisons qui ont motivés ce choix.

Site internet publique du CVAP

À venir…

Gestion documentaire

Définition

Site de collaboration (SharePoint)

À venir

Documents constitutifs

La responsable du secrétariat a la responsabilité de mettre à jour les documents constitutifs et en remettre une copie des documents constitutifs à chaque membre lors de sa première participation. Ils doivent aussi être accessibles par le site de collaboration et par le site internet et remis à tout citoyen qui en ferait la demande.

Coordonnées des membres

Les membres ont la responsabilité de tenir à jour l’ensemble de leurs coordonnées et d’indiquer tout changement dans les plus brefs délais à la responsable de la logistique.

5. Finances

Budget

Adoption du budget

L’exercice financier du CVAP est du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Le budget annuel est de 20 000$ sauf demandes extraordinaires ou budgets spéciaux. Comme il s’agit d’une allocation fixe, le budget ne fait pas l’objet d’une consultation et n’est pas soumis au vote.

Attribution des fonds

À discuter (Choix des projets ou des attributions, vote, indexation, possibilité de constitution d’une réserve, etc.)

Choix des fournisseurs

À discuter (Processus d’appel d’offre, soumis aux règles de la ville, signature des ententes, ect)

Gestion de caisse

À discuter (Signataires, gestions des avoirs, débours, etc.)

Suivi budgétaire

À discuter (Registre des dépenses, reddition de comptes, etc.)

Responsabilité

À valider auprès des autorités compétentes, la responsabilité personnelle des membres du CVAP pour les actes commis dans l’exercice de leurs fonctions.

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Les membres

    • M Jacques Bertrand

      conseil de quartier de Lairet (jusqu’au 21 janvier 2014)
    • Mme Myriam Demers

      conseil de quartier de Lairet (du 4 février 2014 au 22 janvier 2015)
    • M Maxime Girard

      conseil de quartier de Lairet (depuis 19 février 2015)
    • M Serge Déry

      conseil de quartier de Maizerets (jusqu’au 11 décembre 2014)
    • Mme Mélanie Lévesque

      conseil de quartier de Maizerets (depuis 11 décembre 2014)
    • M Louis-H. Campagna

      conseil de quartier de Saint-Roch
    • Mme Geneviève Dubé

      conseil de quartier du Vieux-Limoilou (jusqu'au 23 octobre 2014)
    • M François Gonthier-Gignac

      conseil de quartier du Vieux-Limoilou (depuis 23 octobre 2014)
    • Mme Hélène Langlois

      conseil de quartier du Vieux-Moulin
    • M Alain Samson

      conseil de quartier du Vieux-Québec-Cap-Blanc-Colline parlementaire
    • Mme Véronique Lalande

      Initiative citoyenne de vigilance du port de Québec
    • Mme Anne Beaulieu

      Conseil régional de l'environnement - région de la Capitale nationale (jusqu'au 23 avril 2015)
    • Mme Suzanne Verreault

      présidente de l’Arrondissement de La Cité-Limoilou présidente du comité
    • M Steeve Verret

      Ville de Québec, responsable du dossier environnement au comité exécutif
    • M Anick Métivier

      Administration portuaire de Québec
    • Mme Renée Levaque

      Coordonnatrice Direction de santé publique
    • M Gilles Dufour

      Ville de Québec, Direction générale adjointe au Développement durable
    • M Frédéric Lewis

      Secrétaire (non membre) (depuis février 2015)
    • M Normand Brault

      ministère du Développement durable, de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques
    • Mme Myriam Demers

      conseil de quartier de Lairet (jusqu’au 19 février 2015)
    • M Maxime Girard

      conseil de quartier de Lairet (depuis 19 février 2015)
    • Mme Mélanie Lévesque

      conseil de quartier de Maizerets
    • M Louis-H. Campagna

      conseil de quartier de Saint-Roch (jusqu’au 11 juin 2015)
    • M Nicolas Saucier

      conseil de quartier de Saint-Roch (depuis le 21 mai 2015)
    • M François Gonthier-Gignac

      conseil de quartier du Vieux-Limoilou (jusqu’au 11 juin 2015)
    • M Pierre Turgeon

      conseil de quartier du Vieux-Limoilou (depuis 21 mai 2015)
    • Mme Maxine Dandois-Fafard

      conseil de quartier du Vieux-Limoilou (substitut) (depuis 17 septembre 2015)
    • Mme Hélène Langlois

      conseil de quartier du Vieux-Moulin (jusqu’au 23 avril 2015)
    • M Alain Samson

      conseil de quartier du Vieux-Québec–Cap-Blanc–Colline parlementaire
    • M Francis-Olivier Angenot

      conseil de quartier Saint-Jean-Baptiste (depuis 18 février 2016)
    • Mme Véronique Lalande

      Initiative citoyenne de vigilance du Port de Québec (jusqu'au 19 novembre 2015)
    • Mme Anne Beaulieu

      Conseil régional de l’environnement - région de la Capitale-Nationale (jusqu’au 23 avril 2015)
    • Mme Caroline Brodeur

      Conseil régional de l’environnement - région de la Capitale-Nationale (depuis 3 juin 2015)
    • Mme Suzanne Verreault

      présidente de l’Arrondissement de La Cité-Limoilou présidente du comité
    • M Steeve Verret

      Ville de Québec, responsable du dossier environnement au comité exécutif
    • M Anick Métivier

      Administration portuaire de Québec
    • Mme Catherine Fontaine

      Secrétariat à la Capitale-Nationale (depuis le 19 mars 2015)
    • Mme Renée Levaque

      Coordonnatrice Direction Santé publique
    • M Gilles Dufour

      Ville de Québec, Direction générale adjointe au Développement durable
    • M Frédéric Lewis

      Secrétaire (non membre)
    • M Normand Brault

      ministère du Développement durable, de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques
    • Mme Mélanie Lévesque

      conseil de quartier de Maizerets
    • M Nicolas Saucier

      conseil de quartier de Saint-Roch
    • M Maxime Girard

      conseil de quartier de Lairet jusqu’au 15 septembre 2016
    • M Jean-François Vallé

      conseil de quartier de Lairet depuis 03 novembre 2016
    • M Ghislain Hudon

      conseil de quartier du Vieux-Limoilou
    • M Hugues Gagnon-Montreuil

      substitut, conseil de quartier du Vieux-Limoilou jusqu’au 19 janvier 2017
    • Mme Jacquelyn Smith

      substitut, conseil de quartier du Vieux-Limoilou depuis le 16 février 2017
    • M Alain Samson

      conseil de quartier du Vieux-Québec–Cap-Blanc–Colline parlementaire
    • M Francis-Olivier Angenot

      conseil de quartier Saint-Jean-Baptiste
    • M Pierre Cazalis

      Comité de relations avec la communauté du Port de Québec
    • Mme Caroline Brodeur

      Conseil régional de l’environnement — région de la Capitale-Nationale
    • Mme Suzanne Verreault

      présidente de l’Arrondissement de La Cité-Limoilou présidente
    • M Steeve Verret

      Ville de Québec, responsable du dossier environnement au Comité exécutif
    • M Anick Métivier

      Administration portuaire de Québec
    • Mme Catherine Fontaine

      Secrétariat à la Capitale-Nationale
    • Mme Renée Levaque

      Direction de santé publique de la Capitale-Nationale jusqu’au 19 mai 2016
    • M Joël Riffon

      Direction de santé publique de la Capitale-Nationale depuis le 15 septembre 2016
    • M Normand Brault

      ministère du Développement durable, de l’Environnement et de la Lutte contre les Changements climatiques jusqu’au 19 janvier 2017
    • M Clément Lapierre

      ministère du Développement durable, de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques depuis le 16 février 2017
    • Mme Sylvie Verreault

      Ville de Québec, division de la qualité du milieu